Assistenz im Vorstandsbüro (m/w/d)

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Wir machen Deutschlands Verwaltung digital.

Gestalte mit uns Softwarelösungen für eine digitale und moderne Verwaltung, die das Miteinander von Bürger:innen und Verwaltungen in Städten sowie Gemeinden organisieren - bayern- und bundesweit.
 
Was erwartet Dich bei der AKDB?
Die Verwaltung der AKDB stellt die gesamtwirtschaftliche Stabilität sicher. In diesem Bereich befinden sich die zentralen Dienste Finanzen, Personal, Recht und Datenschutz, Qualitätsmanagement, Prozessmanagement und Digitalisierung.

Dein neuer Job als Assistenz im Vorstandsbüro (m/w/d)

  • Kalendermanagement: Du planst, koordinierst, synchronisierst und überwachst die Termine der Vorstände und stellst sicher, dass alle Meetings effizient und pünktlich stattfinden.
  • Travelmanagement: Du organisierst alle Geschäftsreisen der Vorstände, kümmerst dich um Buchungen von Bahn, Flügen, Hotels und Transfers und stellst detaillierte Reisepläne zusammen.
  • Raumvor- und Nachbereitung: Du bereitest Konferenzräume für Meetings vor, sorgst für die notwendige Technik und Materialien und bist nach den Meetings für das Aufräumen und die Nachbereitung verantwortlich.
  • Kommunikation: Du bist die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und gewährleistest eine klare und effiziente Kommunikation.
  • Digitale Kollaboration: Du bist fit in M365 und organisierst alle wesentlichen Büroprozesse darüber. 
  • Dokumentenmanagement: Du verwaltest wichtige Dokumente und erstellst, prüfst sowie archivierst diese sorgfältig.
  • Veranstaltungsorganisation: Du planst und organisierst Veranstaltungen und Events, von kleinen Teammeetings bis hin zu größeren Konferenzen.
  • Unterstützung des Teams: Du unterstützt die Vorstände und das Vorstandsbüro bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, bereitest Präsentationen vor und nimmst an Besprechungen teil.

Das bist du

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Bachelorstudium oder eine vergleichbare Qualifikation.
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise als Office Managerin oder Teamassistenz.
  • Starke Service- und Kundenorientierung.
  • Exzellente organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement.
  • Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren.
  • Versierter Umgang mit M365 und anderen relevanten Softwarelösungen.
  • Eigeninitiative, Zuverlässigkeit sowie eine proaktive und präzise Arbeitsweise.

Was bieten wir Dir?

  • Erlebe eine nahbare und wertegeprägte Führungs- & Unternehmenskultur, die innovatives und eigenverantwortliches Arbeiten unterstützt.
  • Entscheide Dich für einen sicheren Arbeitsplatz: Unsere Arbeitsverträge kommen mit einem attraktiven Gehalt und sind in der Regel unbefristet.
  • Flexibles und familienfreundliches Arbeiten, inkl. Gleitzeit.
  • Genieße Dein Leben jenseits des Jobs: 30 Tage Urlaub + 3 bezahlte freie Tage sorgen für eine gute Work-Life-Balance.
  • Entwickle Dich weiter: Studiere berufsbegleitend mit unserer Unterstützung und lass Dich von Fortbildungen, Talent Management und mehr auf Deinem Weg begleiten.
  • Arbeite in angenehmer Umgebung mit bester Verkehrsanbindung: Unsere modernen Büros liegen je nach Standort zentral und verfügen über Dachterrasse, Tiefgarage …
  • Genieße unsere Wohlfühl-Goodies: Profitiere von unseren Corporate Benefits, bspw. bezuschusster Kinderbetreuung, vergünstigtem Deutschlandticket und wechselnden Mitarbeiterevents.
Bei Fragen kannst Du Dich gerne an das Recruiting-Team unter der Telefonnummer 089/5903-1780 wenden. Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung mit der Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins.
 
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